Algemene voorwaarden bij deelname aan vakanties van de HGJB

De aanmelder voor een vakantie, verder te noemen activiteit, gaat middels deze aanmelding akkoord met de voorwaarden zoals gesteld door de Hervormd Gereformeerde Jeugdbond, hierna te noemen de HGJB.

Statement

De HGJB spant zich maximaal in om een goede en inhoudelijke activiteit neer te zetten.

De HGJB wil op integere wijze omgaan met haar achterban en vooral met de jongeren,

daarvoor heeft de HGJB een protocol rondom Veilig Jeugdwerk ontwikkeld als aanvulling op de bestaande protocollen. Dit protocol Veilig Jeugdwerk dient als uitgangspunt voor alle activiteiten van de HGJB.

Privacy

Alle gegevens worden in overeenstemming met de wettelijke bepalingen verwerkt.

De persoonsgegevens die je invult  worden niet aan derden verstrekt, behalve wanneer dit nodig voor een goede afhandeling van de aanmelding.

 

Aanmelding

Je kunt je alleen aanmelden via het aanmeldingsformulier op de website. Tevens stem je in met de algemene voorwaarden van HGJB-Vakanties.

We kennen 3 begripsbepalingen:

• Aanmelder: hij of zij die zichzelf of een ander aanmeldt voor een vakantie (hiermee ben je ook de contactpartij en verantwoordelijk voor de betaling)
• Deelnemer: hij of zij die deelneemt aan de vakantie (hiermee ben je gast bij de vakantie en hoor je je ook zo te gedragen. Wij kunnen je de toegang ontzeggen wanneer je je niet houdt aan de huisregels van de accommodatie, van de HGJB of van de reisleiding. Je bent persoonlijk verantwoordelijk voor veroorzaakte schade)
• Betaler: hij of zij op wiens naam de betaling wordt uitgevoerd ten bate van de deelnemer

Ben je onder de 18 jaar dan moet je toestemming vragen aan je ouders en/of verzorgers om je aan te melden voor een vakantie

Bij een aanmelding als reisleiding geldt dat je je verbindt aan de HGJB en dat je onze regels nastreeft. Er wordt van je gevraagd om de gedragscode van de HGJB te ondertekenen en je wordt geacht een verklaring omtrent gedrag aan te vragen. Als je je voor het eerst aanmeldt, zullen we, n.a.v. een intakegesprek, beoordelen of we je geschikt vinden om een vakantie voor ons te leiden. Tevens zul je ernaar streven om aanwezig te zijn bij de activiteiten die we voor de reisleiding organiseren.

 

Leeftijd                                                                                                               

Bij elke vakantie is aangegeven wat de minimum en wat de maximum leeftijd is. Dit is altijd tot en met de aangegeven leeftijd. Bepalend is de leeftijd tijdens je vakantie. Je kunt je ook inschrijven als je voor 1 november de minimumleeftijd bereikt hebt. Voor de kindervakanties geldt deze leeftijdsgrens ook, maar daar geldt een uitzondering: als je 12 bent en al in de brugklas zit, mag je je inschrijven voor een 13-15 jaar vakantie. Als je niet voldoet aan onze leeftijdscriterium dan hebben wij het recht om de aanmelding te annuleren.

 

Betaling

Bij betaling van de reissom kan alleen gekozen worden voor incasso of Ideal.

De betalingen dienen binnen de gestelde betalingstermijn te worden voldaan.

 

Annulering – Omboeking

Een annulering wordt alleen schriftelijk geaccepteerd. Deze annulering kan alleen doorgegeven worden aan het kantoor van de HGJB, niet aan de leiding. Bij een annulering gelden de volgende voorwaarden:

1. bij annulering tot 56 dagen voor de dag van vertrek € 34,- p.p.
2. bij annulering vanaf de 56e dag (incl.) tot de 28e dag voor de dag van vertrek: 25% van de reissom
3. bij annulering vanaf de 28e dag (incl.) tot de 14e dag voor de dag van vertrek: 50% van de reissom
4. bij annulering vanaf de 14e dag (incl.) tot de dag van vertrek: 75% van de reissom
5. bij annulering op de dag van vertrek of later: de volle reissom
   LET OP! Als je een vakantie geboekt hebt, waarbij er een ticket voor je is geboekt, wijken de annuleringskosten af van wat hierboven vermeld staat. Indien er een annuleringsverzekering is afgesloten worden bij een geldige annulering de bovenstaande kosten vergoed. Dit is wel altijd aan de verzekeringsmaatschappij om te beoordelen.
6. Als je al bent ingeschreven en je wilt je laten overschrijven naar een andere vakantie, dan rekenen wij administratiekosten (€ 12,50).

Dit geldt tot twee maanden voor vertrek. Daarna gaan de bovengenoemde annuleringsvoorwaarden in werking. Als je annuleert en je hebt een vervanger, dan berekenen wij over het algemeen alleen de administratiekosten.

De HGJB heeft het recht om een aanmelding te annuleren wanneer de deelnemer niet voldoet aan het geschiktheidscriterium of wanneer er sprake is van integriteitsrisico’s.

 

Verzekeringen

Als je naar het buitenland gaat is het verplicht om een reisverzekering af te sluiten.

Paspoort

Hoewel we binnen Europa voor een groot gedeelte geen officiële grensdouane meer hebben, is een geldig paspoort of een geldige identiteitskaart wel vereist. Kijk op tijd na of je paspoort of identiteitskaart nog geldig is, aangezien vernieuwing ongeveer een week tijd in beslag neemt. Voor landen buiten Europa is altijd een geldig paspoort vereist.

Prijswijziging

Wij behouden ons het recht voor aan ons opgelegde prijswijzigingen of extra toeslagen door te berekenen aan de deelnemer. Ook bij tussentijdse verhogingen van luchthavenbelasting en tax heeft de HGJB het recht deze door te berekenen aan de deelnemer.

Onvolkomenheden

Het kan zijn dat er bij jouw vakantie iets niet in orde is. Hoe goed de HGJB de zaken ook voor elkaar heeft, dit kan gebeuren. Het beste is om dit gelijk ter plaatse door te geven. Dit kan veel ongemak voorkomen. Als blijkt dat het ter plaatse niet opgelost kan worden dan kan binnen 1 maand na terugkomst schriftelijk een klacht ingediend worden.

Minimum aantal deelnemers

Bij de meeste van onze vakanties geldt een minimum aantal deelnemers. Beneden dit aantal kan de vakantie niet doorgaan. Bij onvoldoende deelnemers, te beoordelen door de HGJB, behouden wij ons het recht om de betreffende vakantie tot drie weken voor vertrek te annuleren. Uiteraard proberen wij dan een zo goed mogelijk alternatief te vinden.

Foto’s

Wij besteden veel aandacht aan het uitzoeken van de foto’s. Helaas lukt het niet altijd om bij iedere vakantie uitsluitend foto’s te plaatsen die betrekking hebben op de bestemming. Het is mogelijk dat foto’s afwijken van de exacte situatie ter plaatse.

Tijdens onze vakanties worden er foto’s gemaakt. Deze mogen gebruikt worden voor HGJB-doeleinden.

Indeling man/vrouw

Als christelijke jongerenorganisatie wordt door de HGJB de regel aangehouden dat ongehuwde deelnemers van verschillend geslacht niet bij elkaar op de kamer of slaapzaal worden ingedeeld. Mochten deelnemers tijdens de vakantie zich hier niet aan houden dan behouden wij ons het recht voor om deze deelnemers uit te sluiten van de groep.

Zondag

De zondag wordt op een HGJB-vakantie op een verantwoorde manier gevierd. De reisleiding zal geen betalende excursies organiseren. Waar mogelijk wordt een lokale kerkdienst bezocht. Indien dit niet mogelijk is organiseert de reisleiding zelf een bijeenkomst.

Alcohol en drugs

Voor de vakanties gelden de volgende regels inzake alcoholgebruik: Groepen tot 18 jaar geen alcohol. Drugs en energiedrankjes zijn niet toegestaan. Mocht iemand zich hier niet aan houden dan behouden wij ons het recht voor deze deelnemers uit te sluiten van de groep.

Opstapplaats

Bij binnenlandvakanties komen de deelnemers op eigen gelegenheid naar de bestemming toe. Bij buitenlandvakanties komen de deelnemers op eigen gelegenheid naar de opstapplaats toe. De opstapplaats is tevens de uitstapplaats. De dag van vertrek en aankomst tellen mee als vakantiedag.

Fiets

Bij de binnenlandvakanties gaan wij er vanuit dat iedereen zijn of haar eigen fiets meeneemt. In de deelnemersbrief word je hier verder over geïnformeerd. Dit is niet van toepassing bij de vakanties waar de fietshuur bij de reissom inbegrepen is.

Reisgegevens

Bij de binnen- en buitenlandvakanties krijg je uiterlijk vier weken voor vertrek de verdere gegevens, wat betreft vertrektijden, adres en stafgegevens, toegestuurd. Bij de 18+ vakanties krijg je het uiterlijk twee weken voor vertrek toegestuurd.

Activiteitsgeld

Kosten voor activiteiten zijn niet bij de reissom inbegrepen tenzij anders is vermeld. Tijdens de vakanties wordt een activiteitenpot gevormd, waaruit kosten voor activiteiten, entrees, gezamenlijke consumpties e.d. voor de hele groep tegelijk worden betaald. De hoogte van de bijdrage aan deze pot hangt af van de duur en de aard van de vakantie, de omgeving en het programma. Omdat de leiding zelf het programma voorbereidt, kunnen wij daar nu nog geen exacte bedragen voor vermelden. Voor binnenlandse vakanties is het maximum bedrag vastgesteld op ¤30,- voor de buitenlandvakanties op ¤70,-. Voor de 18+ Vakanties is er geen vast bedrag vastgesteld.

Extra persoonlijke gegevens

Het is van belang dat de HGJB op de hoogte wordt gebracht van evt. bijzonderheden t.a.v. de geestelijke of lichamelijke gezondheid van de deelnemer. Wij gaan er vanuit dat iedere deelnemer zelfstandig aan de vakantie deel kan nemen. Noem evt. bijzonderheden op het inschrijfformulier of geef het telefonisch door zodat wij juiste afwegingen kunnen maken. Het niet, onvolledig of onjuist verstrekken van deze gegevens of het niet zelfstandig kunnen deelnemen, kan uitsluiting van (verdere) deelname tot gevolg hebben. Alle kosten die voortvloeien uit deze uitsluiting komen voor rekening van de deelnemer. Het is belangrijk om eerst te informeren naar de mogelijkheden, want niet iedere vakantie is voor iedereen geschikt. Wij helpen je graag hierbij.

Aansprakelijkheid

Eventuele gevolgen van risico’s, verbonden aan het deelnemen aan een HGJB-vakantie, van welke aard dan ook en in het bijzonder ten gevolge van een ongeval gedurende de vakantie of tijdens de heen- en terugreis, worden gedragen door de deelnemer, cq ouder(s)/verzorger(s). Zij kunnen niet worden afgewenteld op de Vereniging Hervormd-Gereformeerde Jeugdbond te Bilthoven of op de reisleiding. De Vereniging HGJB en/of de reisleiding aanvaarden geen enkele aansprakelijkheid voor schade ontstaan ten gevolge van molest door de deelnemer(s). Eventuele schade ten gevolge hiervan zal verhaald worden op de verantwoordelijke deelnemer(s). De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor de eigendommen meegebracht naar de vakantie. De HGJB is niet aansprakelijk voor verlies of beschadiging van dit eigendom.